Los músicos suelen entrar en la industria musical por el lado creativo, no por el empresarial, pero hacer una gira implica logística, horarios, planificación y presupuesto. Eso deja a muchos músicos muy mal preparados para organizar una gira. Saldrás del estudio y entrarás en un entorno de oficina, interactuando con profesionales de la música de todo tipo en diferentes regiones, países o incluso continentes. La industria del directo es un negocio complicado: hay contratos que firmar, calendarios que elaborar, merchandising que producir y mucho más.
Puede parecer abrumador, ¡pero no te preocupes! Hemos preparado este artículo para darte una guía paso a paso sobre cómo organizar una gira de forma independiente, incluyendo todas las consideraciones que deberás tener en cuenta y las acciones que deberás tomar para poner a tu banda en la carretera.
Cómo organizar una gira para tu banda
Organizar una gira es una empresa enormemente compleja, y cuanto más grande es el artista, más se complica. Una gira internacional, por ejemplo, reúne a booking agents, promotores de gira, promotores locales, el equipo de management del artista y sellos de varios países — todos trabajando juntos para que la gira sea un éxito.
Pero si estás empezando (y seamos honestos, es poco probable que estés leyendo esta guía si eres Radiohead), el escenario es completamente diferente. No tienes un equipo de profesionales de la música detrás, así que tienes que hacer la mayor parte del trabajo tú mismo, ampliando tus conocimientos para cubrir todos los flancos. Así es como se hace.
1. Descubre cuáles son tus mercados locales más activos
No tiene sentido intentar reservar un concierto en una ciudad donde nadie te conoce. ¡Empieza por los mercados locales que mejor te conocen! En lugar de preguntarte cuáles son las ciudades más grandes en las que puedes hacer una gira, pregúntate: ¿en qué ciudades tienes más fans o oyentes? ¿Dónde puedes vender más entradas?
Aquí es donde entran los datos musicales: hay multitud de herramientas de datos que incluyen rastreadores de emisión en radio y datos de streaming local para que puedas identificar las mejores oportunidades de gira. Hace un tiempo compilamos una lista de herramientas musicales que puedes usar — échale un vistazo.
2. Define la región objetivo
Con una idea de tus mercados locales más fuertes extraída de los datos musicales, puedes definir claramente el alcance de tu gira. ¿Merece la pena ir al extranjero, o es mejor hacer una gira por estados o países vecinos? Si eres una banda americana, ¿te centrarás en el mercado estadounidense y viajarás de costa a costa? Si eres una banda europea, ¿quieres hacer una gira por toda Europa continental? Ve donde tengas suficiente base de fans como para que tu concierto tenga sentido económico — al menos para el local que va a contratarte.
3. Establece un rango de fechas
Los artistas suelen sincronizar su gira con el lanzamiento de nuevo material: esto te permite potenciar la promoción de tu gira y tu álbum, y aprovechar el buzz que genera el lanzamiento. Pero hay otras cosas a considerar también: ¿qué rango de fechas te viene bien a ti personalmente? ¿A tu sello, mánager y equipo? Y, lo más importante, ¿qué fechas les vienen bien a tus fans? Por ejemplo, probablemente no quieras programar un concierto en una ciudad universitaria durante el verano cuando no hay estudiantes.
4. Establece tus prioridades y luego rellena los detalles
La gira debe planificarse primero en torno a tus conciertos de mayor prioridad: las ciudades donde tienes más fans, o un par de festivales de música clave. A partir de ahí, puedes buscar oportunidades y completar el resto de tu gira en torno a estos conciertos prioritarios. Si te diriges a tu mayor concierto en Phoenix, Arizona, y tu autobús de gira pasa por Flagstaff, y sabes que tienes audiencia allí, ¡organiza un concierto!
5. Reserva los locales
De nuevo, reserva primero los locales para tus conciertos más importantes y luego completa el resto del recorrido. Elegir el local adecuado es un gran reto: opta por uno más grande y puede que acabes tocando en una sala semivacía — elige uno demasiado pequeño y dejarás a los fans fuera de la puerta, perdiendo ingresos potenciales. Y esas son solo las consideraciones de ventas: también quieres locales con el ambiente adecuado y que cumplan todos tus requisitos. ¡Así que investiga! Consulta bases de datos de locales como Indie On The Move (solo EE. UU.) o el listado de locales de Reverbnation (más internacional, pero menos detallado).
Si bien obviamente puedes organizar tu gira por tu cuenta, puede ser una buena idea incorporar a un par de booking agents para trabajar tus regiones prioritarias. Los booking agents conocen el panorama local de los locales y tienen conexiones con los responsables de contratación de talento, ayudándote a maximizar el impacto de tu concierto a cambio de un porcentaje fijo de los ingresos. La industria del directo se construye sobre conexiones y reputación, así que pregunta a tus compañeros artistas — es probable que alguien tenga un booking agent al que recomendar.
Contacta con los promotores locales y vende los conciertos — ¡ya sea directamente o a través de los booking agents! Informa a los promotores locales de cuántas entradas esperas vender — y lleva tu EPK (kit de prensa electrónico). Además, asegúrate de negociar tu rider técnico antes de firmar el contrato.
5. Una vez reservado, planifica tu ruta
Ahora viene la logística — necesitas planificar una ruta que tenga sentido lógico, lo que significa minimizar el tiempo y el coste de desplazamiento tanto como sea posible. Luego, consigue entradas y alojamiento y lleva tu equipo al local. ¡Asegúrate de dejaros también suficiente margen de tiempo! Necesitas que tus últimos conciertos sean igual de buenos que los primeros, así que nada de agotarse.
6. Empieza a promocionar
Con la gira reservada, la ruta planificada y el alojamiento organizado, es hora de empezar a promocionar. Publica frecuentemente en las redes sociales recordando a tus fans tu gira, envía un correo masivo, sortea un par de entradas gratuitas — cualquier cosa para darte a conocer y asegurarte de que tus fans saben que estás de gira.
Colaborar con promotores locales y locales para cada concierto es fundamental al promocionar tu gira — pueden tener mucho que ofrecer en cuanto a canales de promoción regional, incluyendo conseguirte espacio en la radio, publicidad en locales y menciones en medios de comunicación.
7. (Opcional) Encuentra teloneros locales
Si no tienes en mente un grupo telonero, ¡recurre al talento local! A veces, pequeñas bandas locales harán de teloneras gratis solo por la exposición, ESPECIALMENTE si son fans de tu banda.
5 consejos para organizar una gira exitosa
Si quieres que tu gira funcione sin problemas, tu mantra debe ser: planifica, planifica, planifica con antelación. Todo, desde tu ruta de gira hasta el porcentaje de beneficios que se llevará el local, pasando por el merchandising que llevas, debe decidirse y considerarse con tiempo.
1. Mantén un presupuesto de gira
Antes de salir de gira, debes asegurarte de que los números cuadran. Eso significa calcular:
- Lo que el promotor/los locales te pagarán
- La comisión del booking agent
- El coste del equipo
- El coste del equipo de backline, si lo necesitas
- Comida, alojamiento y transporte de material
- Marketing y promoción de la gira
- Reparto de beneficios entre los miembros de la banda
Los promotores locales pueden cubrir algunos de esos costes (como la promoción y el marketing local), pero si hablamos de una gira independiente, los artistas tendrán que cubrir la mayoría de los gastos (desde la logística hasta el alojamiento). Para saber más sobre cómo se estructura el presupuesto de una gira, consulta nuestra simulación de gira, que ofrece un ejemplo simplificado pero preciso de los costes que implica una gira media.
En esencia, estarás vendiendo tu concierto a promotores locales y locales. La estructura de tus ingresos puede ser muy diferente. A veces los promotores locales pueden quedarse con hasta el 100% de la venta de entradas — lo que significa que recibes solo una tarifa fija por hacer el concierto. Esto puede ser una configuración agradable y segura para los artistas — al menos en el sentido financiero — ya que cobras incluso si el concierto es un fracaso.
Sin embargo, esa no es una regla que se aplique de forma universal — puedes tomar una participación en las entradas del concierto, obteniendo hasta el 80-90% de los beneficios de la gira. Eso sería mucho más arriesgado, obviamente, pero como suele ocurrir en la industria musical, cuanto mayor es el riesgo — mayores son los retornos si tienes éxito.
A partir de ahí, puedes repartir tu parte entre tu propio equipo y los miembros de la banda. ¿Llevas roadies? Asegúrate de establecer un plan de pago por horas, por día, por concierto, etc. antes de salir. Lo que sobre es lo bueno: los beneficios (si los hay). Reparte los beneficios entre los miembros de la banda como prefieras, solo asegúrate de que todos estén de acuerdo. ¡No seas demasiado como Freddie Mercury!
Si es tu primera gira, no pienses demasiado en obtener beneficios — aunque no ganes dinero, estás trabajando para construir tu reputación con los promotores y desarrollar tu audiencia. Si demuestras ser un artista profesional en quien los promotores locales pueden confiar y consigues que tus fans les cuenten a sus amigos ese concierto increíble al que fueron, la próxima gira podría ser mucho más rentable.
2. Planifica un cronograma
Al programar el calendario de tu gira, debes asegurarte de que todo funcione de forma fluida y eficiente, pero reservar suficiente tiempo como para no quedarte fácilmente rezagado. Eso significa una planificación cuidadosa, teniendo en cuenta posibles retrasos.
El primer paso de tu cronograma es calcular el tiempo de conducción/vuelo con antelación. Esto es fácil: solo tienes que introducir tu ruta en Google Maps y podrás ver cuánto tarda estimadamente cada tramo de la gira.
Puede ser tentador apresurarlo todo y mantener la gira avanzando lo más rápido posible, pero por el bien de tu cordura (y la de tu banda/equipo), asegúrate de dejar suficiente tiempo en cada lugar para prepararte, más algo de tiempo libre además. Necesitarás tiempo para registrarte en el hotel, descargar el equipo, comer algo, etc. Las pruebas de sonido son otro factor que debes programar. Pueden llevar tiempo, así que asegúrate de llegar al local con antelación.
Para ajustar bien tu cronograma de gira, no lo programes todo tan apretado como para que un giro equivocado del autobús de gira retrase todo el programa. HABRÁ retrasos por indicaciones incorrectas, demoras, tráfico y probablemente un millón de cosas más (¿quizás demasiada fiesta? Ocurre). Contempla estos contratiempos en tu cronograma.
3. Planifica con antelación
Algunos locales están reservados con hasta seis meses de antelación, así que para asegurarte de obtener las fechas que quieres, ¡empieza a planificar lo antes posible! Recomendamos planificar con al menos ocho meses de antelación para garantizar que todo el proceso transcurra sin problemas. Claro, hay ejemplos de giras organizadas en 3 meses, pero eso no es lo ideal, y no hay nada peor que perder una oportunidad de un concierto con entradas agotadas porque no reservaste el local a tiempo.
4. ¡Firma los contratos!
Los contratos de gira no tienen por qué ser excesivamente complicados — pero debes mantener la profesionalidad, cubrirte y asegurarte de que todo el mundo firme con antelación. Los contratos de reserva a menudo son tan sencillos como "el artista A, representado por el agente B, se compromete a actuar en el local C el día X durante N minutos por $Y" — eso será suficiente para respaldar tus palabras en caso de que alguna de las partes tenga problemas con la taquilla.
5. El merchandising importa
El merchandising es una expectativa para los fans en tus conciertos: si no tienes el material adecuado, o no tienes suficientes tallas para tus camisetas y sudaderas, los fans se irán decepcionados. Menos dinero en tu bolsillo, fans menos satisfechos, y todo se puede evitar fácilmente con un poco de preparación.
Recuerda: el merchandising no vendido no va a la basura; simplemente se vende después online. Es mejor tener merchandising disponible para cada fan que lo quiera que arriesgarse a quedarse sin stock pronto. ¡Asegúrate de llevar también tu música: las camisetas y sudaderas de la banda están muy bien, pero también quieres dar a la gente una forma de comprar y compartir tu música! Lleva algo de vinilo o incluso CDs.
Y por último, acepta el mayor número de métodos de pago posible. Cuantas menos opciones de pago aceptes, más te estás limitando e impidiendo que la gente compre tu merchandising. Cuando se trata de que la gente te dé dinero, no hay razón para discriminar: acepta tarjeta de crédito, Venmo, Square, Paypal y cualquier otro método de pago de uso común.
Conclusión
Hacer una gira es una de las partes más emocionantes de ser músico, pero la mecánica entre bastidores para que una gira funcione es complicada (por decirlo suavemente). Muchos artistas experimentan un agotamiento enorme lidiando con la logística de la gira más que tocando en los conciertos (que es la parte divertida). Solo recuerda ir paso a paso: primero las cosas generales, como averiguar dónde hacer la gira y cuáles son tus conciertos más importantes, y luego los detalles más concretos de reservar locales, planificar rutas, firmar contratos, etcétera.
